D365 im Handel: Prozessaufnahme mit KI aus Sicht der Projektleitung

11. Oktober 2026 · Lesedauer 7 Minuten · Manfred Schönberger

In einem Mandat im Handel war ein Auftrag die Projektleitung für die Prozessanalyse im Zusammenhang mit einer D365-Einführung. Der Auftrag umfasste die Aufnahme sämtlicher Istprozesse mit Unterstützung von KI und die anschliessende Fit-Gap-Analyse. Im Mittelpunkt stand die Frage, welche Abläufe der ERP-Standard abdecken kann und wo das Unternehmen eine andere Lösung braucht. Die folgenden Abschnitte erläutern die Anforderungen an die Bearbeitung dieses Mandatsauftrags.

Den Auftrag in einen bearbeitbaren Umfang übersetzen

«Alle Istprozesse aufnehmen» war der Ausgangspunkt des Auftrags. Für die Projektsteuerung war eine Struktur erforderlich, die den Umfang und die fachliche Verantwortung je Prozess sichtbar machte. Eine Prozesslandkarte sollte den Rahmen für die Aufnahme und den späteren Abgleich mit D365 bilden.

Im Handel liegen die Zusammenhänge über Bereichsgrenzen hinweg. Eine Kundenbestellung berührt beispielsweise Vertrieb, Lager und Finanzen. Einkauf und Wareneingang wirken auf Bestand und Lieferantenrechnung. Für die Aufnahme war es deshalb wichtig, Geschäftsvorfälle vom Auslöser bis zum Ergebnis zu betrachten und die Übergaben zwischen den Bereichen ausdrücklich zu erfassen.

Zur Prüfung des Gesamtumfangs gehörte die Frage, welche unterstützenden Abläufe ebenfalls aufzunehmen waren. Dazu zählen beispielsweise Stammdatenpflege, Retouren, Inventur und Abschluss. Ziel der Abstimmung mit den Verantwortlichen war eine vollständige Abgrenzung: Häufig besprochene Prozesse sollten ebenso erfasst werden wie weniger sichtbare Aufgaben.

Die Ist-Aufnahme braucht eine gemeinsame Sprache

Die Aufnahme sollte nachvollziehbar beschreiben, wie ein Vorgang zum Zeitpunkt der Analyse bearbeitet wurde. Dafür waren je Prozess dieselben Angaben erforderlich: Auslöser und Ergebnis, beteiligte Rollen, eingesetzte Systeme sowie die Regeln, nach denen Entscheidungen getroffen werden. Auch manuelle Zwischenschritte und Ausnahmen mussten in der Aufnahme berücksichtigt werden.

Arbeitsanweisungen sollten als Ausgangspunkt dienen. Die Gespräche mit den Mitarbeitenden sollten klären, ob der tatsächliche Ablauf dazu passte. Wenn ein Vorgang über E-Mail, eine zusätzliche Excel-Liste oder eine persönliche Rückfrage weitergeführt wird, muss diese Übergabe erkennbar bleiben. Gerade dort können Zuständigkeiten und Datenflüsse unklar sein.

Für mich als Projektleiter war die Trennung zwischen Aufnahme und Bewertung entscheidend. Zunächst sollte der bestehende Ablauf dokumentiert werden. Auf dieser Grundlage war anschliessend die künftige Arbeitsweise zu beurteilen. Ein bestehender Schritt erhält seinen Platz im Sollprozess durch seinen Zweck und die fachlichen Anforderungen.

KI als Werkzeug für die Aufnahme einsetzen

Der Auftrag sah KI-Unterstützung bei der Ist-Aufnahme vor. Dazu sollten Gesprächsnotizen und freigegebene Arbeitsunterlagen in eine einheitliche Prozessbeschreibung überführt werden. Dabei sollte die KI Aktivitäten und Rollen herausarbeiten, widersprüchliche Aussagen gegenüberstellen und fehlende Angaben als offene Fragen kennzeichnen.

Die Anforderungen an einen solchen KI-Arbeitsauftrag waren klar: Er musste die bereitgestellten Unterlagen als Grundlage verwenden und Lücken sichtbar lassen. Eine passende Formulierung dafür lautet: «Beschreibe den Istprozess ausschliesslich anhand der bereitgestellten Unterlagen. Verweise bei jeder Aktivität auf die Ausgangsstelle. Trenne bestätigte Angaben von Annahmen und offenen Fragen.» Der daraus entstehende Entwurf sollte die fachliche Durchsicht vorbereiten.

Die fachliche Bestätigung musste bei den Personen bleiben, die den Ablauf kannten und verantworteten. Zu prüfen waren die Vollständigkeit der Beschreibung und die Reihenfolge der Aktivitäten. Meine Aufgabe als Projektleiter bestand darin, die Aufnahme und die anschliessende Analyse über den gesamten Prozessumfang zu führen. Dafür mussten Bearbeitungsstände und Zuständigkeiten für offene Punkte nachvollziehbar sein.

Vom Istprozess zum D365-Standard

Für die Fit-Gap-Analyse war die Geschäftsanforderung hinter dem bestehenden Ablauf zu klären. Ein zusätzlicher Freigabeschritt kann eine notwendige Kontrolle abbilden. Er kann aber auch aus einer Einschränkung des bisherigen Systems entstanden sein. Diese Unterscheidung beeinflusst die künftige Lösung.

Für den Abgleich sollten zunächst die Standardprozesse und Konfigurationsmöglichkeiten von D365 geprüft werden. KI kann passende Einträge in der Dokumentation suchen und Prüffragen vorbereiten. Die Zuordnung bleibt ein Vorschlag, bis das Team die Anforderung in der vorgesehenen Anwendung und Konfiguration nachvollzogen hat.

Für einen belastbaren Fit war ein konkreter Nachweis erforderlich. Die betroffenen Daten, Rollen und Schnittstellen mussten dabei berücksichtigt werden. Der vorgesehene Prozess sollte sich mit einem geeigneten Vorgang demonstrieren lassen. Welche D365-Anwendung und welche Funktionen eingesetzt werden, ist im jeweiligen Projektumfang festzuhalten; aus einem allgemeinen Prozessnamen lässt sich der Produktfit allein noch nicht ableiten.

Die Lücken so dokumentieren, dass entschieden werden kann

Die Fit-Gap-Analyse sollte eine Grundlage für Entscheidungen schaffen. Für jeden Befund waren die Anforderung, der Nachweis und der nächste Prüfschritt festzuhalten. Die folgende Übersicht fasst die dafür erforderlichen Angaben zusammen.

Eine offene Bewertung ist ein verwertbares Ergebnis, wenn die fehlende Information klar benannt wird. Eine vorschnelle Zuordnung erzeugt dagegen Sicherheit, die das Projekt später wieder korrigieren muss. Für die Projektsteuerung war ein transparenter Status deshalb ebenso wichtig wie die fachliche Einordnung.

Die Aufnahme mit der späteren Abnahme verbinden

Die Analyse sollte auch eine Grundlage für die spätere Systemprüfung liefern. Aus freigegebenen Anforderungen lassen sich Testfälle ableiten; KI kann Ausgangslage, Aktion und erwartetes Ergebnis strukturieren. Fachlich zu prüfen war, ob neben dem normalen Ablauf die relevanten Ausnahmen berücksichtigt wurden.

Bei einer Rechnungsfreigabe wären beispielsweise Abwesenheit, Rückweisung und fehlende Berechtigung zu untersuchen. Dieses Beispiel erläutert eine mögliche Prüflogik; es bezeichnet keinen bestätigten Befund aus dem Mandat. Die tatsächlichen Fälle ergeben sich aus der Prozessaufnahme und den vereinbarten Regeln.

Ziel war eine nachvollziehbare Verbindung zwischen Ist-Aufnahme, Sollprozess und späterer Systemprüfung. Änderungen an einer Anforderung sollten sich bis zur betroffenen Entscheidung und zum jeweiligen Test verfolgen lassen. Diese Anforderung an die Dokumentation gehörte bereits in den Aufbau der Arbeitsunterlagen.

Das Mandat erforderte deshalb die Verbindung von Prozesswissen und Systemkenntnis. Ziel war eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für die D365-Einführung: Welche Abläufe übernommen werden, wo Anpassungen nötig sind und welche Fragen vor der Umsetzung geklärt werden müssen.