Vom Excel-Reporting zum Finanz-Cockpit: so gelingt der Umstieg

26. Juli 2026 · Lesedauer 9 Minuten · Manfred Schönberger

In fast jedem KMU, das ich kennenlerne, hängt das Monatsreporting an einer Excel-Datei und an einer Person. Beides funktioniert jahrelang zuverlässig – bis das Unternehmen wächst. Dieser Beitrag beschreibt, woran der Umstieg auf ein automatisiertes Finanz-Cockpit tatsächlich hängt, welche Kennzahlen hineingehören und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen.

Woran Excel-Reporting scheitert

Excel ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, und der Umstieg beginnt selten mit einem Mangel der Software. Er beginnt mit dem Wachstum des Unternehmens, das sie benutzt.

Jens Horstmann, Vorstand der TREVISTO AG, beschreibt den Verlauf in der Ankündigung zu seinem Podcast so:

«Controlling Dashboards und komplexe Kennzahl-Berechnungen mit Microsoft Excel sind einfach zu erstellen. Es geht einfach und schnell. Doch mit der Zeit steigt der manuelle Aufwand und die Zahl der Fehler nimmt zu. Ergebnisse sind oft nicht mehr nachvollziehbar und die Pflege hängt an dem Mitarbeiter, der die Excel-Tabelle ursprünglich gebaut hat.» Jens Horstmann, TREVISTO AG, Videobeschreibung vom 25.12.2022

Diese vier Symptome treten in dieser Reihenfolge auf, und sie verstärken sich gegenseitig. Der wachsende Aufwand erzeugt Zeitdruck, Zeitdruck erzeugt Fehler, Fehler erzeugen Nachvollziehbarkeitsprobleme, und weil nur eine Person die Konstruktion versteht, bleibt die Prüfung aus. Ich frage in Mandaten deshalb zuerst nach zwei Zahlen: Wie viele Arbeitstage dauert Ihr Monatsabschluss, und wie viele Personen könnten ihn erstellen?

Was in ein Finanz-Cockpit gehört

Ein Finanz-Cockpit führt die steuerungsrelevanten Kennzahlen an einer Stelle zusammen, aktualisiert sich aus den Vorsystemen und ist von jedem Gerät zugänglich. Entscheidend ist die Auswahl. Ein Cockpit mit sechzig Kennzahlen wird zum Archiv, in dem niemand mehr Abweichungen erkennt.

Die vierte Zeile ist die wichtigste und fehlt am häufigsten. Ein Cockpit, das nur Ist-Werte zeigt, informiert. Erst der Vergleich mit einer Erwartung löst Handeln aus.

Der Umstieg in vier Phasen

Horstmann führt in einem zweiten Beitrag ein Praxisbeispiel für die Umstellung von Excel auf Power BI durch. Das Vorgehen, das ich in Mandaten anwende, gliedert sich in vier Phasen über typischerweise acht bis zwölf Wochen bis zum ersten produktiven Cockpit.

1. Bestand aufnehmen. Welche Berichte existieren, wer nutzt sie wirklich, welche Zahl kommt woher? Regelmässig fallen in diesem Schritt ein Drittel der Berichte weg, weil niemand sie mehr liest.
2. Kennzahlen definieren. Je Kennzahl eine Formel, eine Quelle, eine verantwortliche Person, schriftlich. Dieser Schritt ist der unbeliebteste und derjenige, der über das Ergebnis entscheidet.
3. Datenanbindung und Modell bauen. Automatischer Abzug aus ERP, Lohnsystem und Bank; ein Datenmodell, das die Kennzahlen einmal rechnet.
4. Cockpit veröffentlichen und übergeben. Zugriffsrechte, Aktualisierungs­rhythmus, Zuständigkeit. Danach begleitete Nutzung über zwei bis drei Abschlüsse.

Der Übergang läuft parallel. Die Excel-Berichte laufen weiter, bis das Cockpit zwei Abschlüsse hintereinander dieselben Zahlen liefert. Diese Doppelspurigkeit kostet Aufwand und erspart den Vertrauensverlust, der jeden Umstieg gefährdet.

Die drei häufigsten Fehler

• Die alten Berichte nachbauen. Ein Excel-Bericht ist über Jahre um die Grenzen von Excel herum gewachsen. Wer ihn eins zu eins nachbaut, übernimmt die Einschränkungen und lässt den Nutzen liegen.
• Zu viel auf einmal. Alle Bereiche gleichzeitig anbinden führt zu einem Vorhaben, das nach einem Jahr noch nichts geliefert hat. Ein Bereich, der läuft, schlägt fünf, die halb fertig sind.
• Die Definitionen überspringen. Ohne verbindliche Kennzahldefinition entstehen im neuen Werkzeug dieselben widersprüchlichen Zahlen wie vorher. Dann diskutiert die Geschäftsleitung über die Datenqualität statt über das Geschäft.

Einschätzung des Autors