Interaktive Dashboards: was die Geschäftsleitung wirklich braucht
Ein Dashboard, das niemand öffnet, ist teurer als gar keines: Es hat Aufwand gekostet und erzeugt das Gefühl, das Thema sei erledigt. Der Unterschied zwischen einem benutzten und einem vergessenen Dashboard liegt selten am Werkzeug. Dieser Beitrag beschreibt, wie ein Drill-Down aufgebaut wird, den eine Geschäftsleitung tatsächlich verwendet.
Was Drill-Down bedeutet
Drill-Down bezeichnet die Möglichkeit, von einer verdichteten Zahl schrittweise in ihre Bestandteile zu gehen. Der Konzernumsatz führt zur Region, die Region zur Produktgruppe, die Produktgruppe zum einzelnen Kunden. Entscheidend ist, dass dieser Weg dem Denkweg der Nutzenden folgt und selten der Struktur der Datenbank.
Die Geschäftsleitung stellt Fragen in einer festen Reihenfolge: Stimmt das Gesamtbild? Wo weicht es ab? Woran liegt die Abweichung? Ein Dashboard, das diese drei Fragen in drei Klicks beantwortet, wird benutzt.
Drei Ebenen, mehr braucht es selten
| Ebene | Inhalt | Zielgruppe |
|---|---|---|
| 1 Überblick | Fünf bis sieben Kennzahlen mit Ampel gegen Budget und Vorjahr | Geschäftsleitung, Verwaltungsrat |
| 2 Struktur | Aufteilung nach Region, Produktgruppe, Kundensegment | Bereichsleitung |
| 3 Einzelfall | Belegzeile, Einzelkunde, Einzelauftrag | Controlling, Fachabteilung |
Die Beschränkung auf Ebene 1 ist die schwierigste Entscheidung des ganzen Aufbaus. Jede Abteilung möchte ihre Kennzahl zuoberst sehen. Wer nachgibt, hat nach drei Runden vierzig Kacheln, und die Abweichung, auf die es ankommt, geht darin unter.
Warum Self Service allein nicht genügt
Die Erwartung, dass Fachabteilungen sich ihre Auswertungen nach einer Schulung selbst bauen, hält der Praxis oft nicht stand. Dennis Hoffstädte von den DatenPioniere spricht diesen Punkt in seinem Gespräch auf dem Kanal BI or DIE offen an: Schulungen und Self Service funktionieren nicht immer. Sein Vergleich mit einem Schnellrestaurant zielt auf standardisierte, wiederholbare Abläufe statt individueller Einzelanfertigung.
Maximilian Laturnus schildert Self-Service-Reporting bei Carl Zeiss Vision als Weg mit klaren Schritten. Genau darin liegt die Bedingung: Self Service trägt auf einem geprüften Datenmodell mit definierten Kennzahlen. Ohne diese Grundlage entstehen konkurrierende Auswertungen, und die Diskussion verlagert sich von der Sache auf die Datenqualität.
Sechs Gestaltungsregeln
- Eine Aussage je Ansicht. Wer eine Seite in einem Satz zusammenfassen kann, hat sie richtig geschnitten.
- Abweichung vor Absolutwert. Die Zahl allein informiert; erst der Vergleich mit Budget oder Vorjahr löst Handeln aus.
- Farbe sparsam einsetzen. Farbe markiert Abweichungen. Ein buntes Dashboard verliert genau diese Signalwirkung.
- Einheitliche Skalen. Zwei Diagramme nebeneinander mit unterschiedlichen Achsen führen zuverlässig zu Fehlschlüssen.
- Stand sichtbar machen. Datum und Uhrzeit der letzten Aktualisierung gehören auf jede Seite. Sie beantworten die häufigste Rückfrage im Voraus.
- Auf dem Telefon prüfen. Geschäftsleitungen schauen unterwegs. Eine Ansicht, die nur auf zwei Bildschirmen funktioniert, wird selten geöffnet.
Einschätzung des Autors
Der häufigste Konstruktionsfehler ist die Verwechslung von Dashboard und Bericht. Ein Bericht dokumentiert vollständig und dient der Nachvollziehbarkeit. Ein Dashboard lenkt Aufmerksamkeit und dient der Steuerung. Wer beides in einer Ansicht unterbringen will, erhält ein Werkzeug, das keine der beiden Aufgaben erfüllt.
Zur Einführung: Ein Dashboard setzt sich durch, wenn es in einer wiederkehrenden Sitzung seinen festen Platz hat. Solange die Geschäftsleitungssitzung mit ausgedruckten Folien arbeitet, bleibt das Dashboard Beiwerk. Der wirksamste Schritt ist daher organisatorisch: Der Monatsrapport wird am Dashboard gehalten, und die Folien entfallen.
Zur Werkzeugfrage bleibe ich pragmatisch. Für Schweizer KMU ist Power BI in den meisten Fällen die naheliegende Wahl, weil Microsoft 365 vorhanden ist und die Lizenzhürde entsprechend niedrig bleibt. Die Gestaltungsregeln oben gelten unabhängig davon für jedes Werkzeug.
Auf den Punkt
- Drei Ebenen genügen: Überblick, Struktur, Einzelfall. Auf Ebene 1 gehören fünf bis sieben Kennzahlen.
- Der Drill-Down folgt dem Denkweg der Nutzenden: Stimmt das Bild? Wo weicht es ab? Woran liegt es?
- Self Service trägt erst auf einem geprüften Datenmodell mit definierten Kennzahlen.
- Sechs Regeln, darunter: Abweichung vor Absolutwert, Farbe sparsam, Aktualisierungsstand sichtbar.
- Ein Dashboard setzt sich durch, sobald es in einer wiederkehrenden Sitzung seinen festen Platz hat.
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Quellen
Ausgewertet wurden Metadaten und die vollständigen Beschreibungen der folgenden YouTube-Beiträge sowie die von den Kanälen selbst veröffentlichten Kapitel und Zitat-Highlights. Wörtliche Transkripte gibt YouTube nicht mehr heraus; Aussagen sind deshalb dem Urheber zugeschrieben und als dessen Position gekennzeichnet.
- AI or DIE (BI or DIE) mit Dennis Hoffstädte, DatenPioniere: BI im Mittelstand, 04.04.2023, 33:56 Min.
- AI or DIE (BI or DIE) mit Maximilian Laturnus, Carl Zeiss Vision: Self Service Reporting in der Praxis – Digitales Controlling im Mittelstand, 29.11.2022, 4:16 Min.
- BI or DIE: BI für alle – Warum BI auch im Mittelstand Sinn macht, 2022, — Min.
- KIundTECH Podcast mit Jens Horstmann, TREVISTO AG: Controlling mit Power BI: Ohne Excel, automatisiert Berichte erstellen, 18.07.2023, 35:26 Min.
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